2026年5月31日 星期日

如何幫助自己整理工作安排

其實都係一啲老生常談,唔知點解就係會安排得好混亂,所以就由與大家一齊brainstorm個workflow開始,將一啲common sense嘅嘢一步步組合埋一齊。我想自己唔用AI諗一諗先,之後大家想嘅話就用AI比較一下啦。

傳統 Waterfall model

一、首先,諗一下一件事需要有啲乜嘢部分。(自由發揮)

  • 目的/目標(為何 Why)
  • 牽涉到嘅群體(人 Who)
  • 時間(時 When)
  • 地點(地 Where)
  • 工作任務分工(如何 How)

二、跟住諗一下結果(output)是什麼。
  • 一個什麼樣的product
  • 一個怎樣的KPI
  • 帶給使用者一個怎麼的體驗
  • 有什麼可以讓使用者takeaway
  • ……

三、Research & analysis: 有什麼前人近似的工作可以參考?


四、列出所有達至本次output的總括的任務。
  • 產品類
    • 產品的部分
    • 產品各部分的功能
    • ……諸如此類
  • 宣傳類
    • 有什麼宣傳平台
    • 需要提供什麼資料(簡略版、詳細版)
  • 活動類
    • 有什麼活動需要安排
  • 財務類
    • 每個項目需要的價值
  • 行政類
    • 人手安排
    • 資源管理
  • ……

五、把任務再細分列出。
  • 產品由設計至完成所需要的步驟與流程
  • 製作產品所需時間與時間階段
  • 由誰人負責產品的不同部分(分工)
  • 檢查者與檢查所需時間
  • 活動包含什麼部分
  • 活動部分所需要的物資和準備
  • 釐清什麼任務較關鍵、什麼任務較次要(輕重緩急)
  • 有什麼不確定的可能性

六、為所列出任務寫下gantt chart。
  • soft deadline
  • hard deadline

七、讓任務按時序完成。
  • 管理時間,讓小任務可以依照計劃完成。
  • 讓群體一同想辦法解決遇到的難題,防止個別個體「卡關」浪費時間。

八、檢查
  • 確保output與起初所制定的目標方向一致。有必要再作調整修正。

九、推行
  • 市場推廣:藉不同活動與宣傳介紹產品並推出市面。

十、反饋與檢討 Feed-forward
  • 於不同層面檢討可改善的地方,讓下次可以留心與進步。
  • 把重點記錄下來,讓個人或他人可以作將來參考。

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